§ 1 Засідання

1. Засідання Комісії проводяться регулярно один раз на рік. У виняткових випадках на письмову вимогу члена Комісії можуть скликатися додаткові засідання. Вимога повинна бути обґрунтованою та містити детальний перелік питань, що виносяться на вирішення та обговорення в рамках засідання Комісії.

2. Комісія визначає дати проведення засідань на початку кожного року на поточний рік.

3. Члени Комісії зобов'язані брати участь у засіданнях. У разі неявки Голові повинно бути надано письмове пояснення. Представництво іншою особою не допускається.

4. Засідання Комісії проводяться почергово в Німеччині та Україні.

§ 2 Склад Комісії

1. Комісія має німецьку та українську секції. Кожна секція налічує не більше восьми членів.

2. Кожна секція має право висувати представників своєї країни.

3. Обидві секції обирають кожна по одному Голові строком на три роки. Одноразове переобрання є допустимим. У обґрунтованих виняткових випадках голова секції може залишатися на посаді один додатковий рік.

4. Відповідні секції Комісії мають право виключити члена, якщо ця особа була відсутня на засіданнях Комісії тричі без письмового обґрунтування.

§ 3 Порядок денний

1. Порядок денний складається Головами Комісії.

2. Порядок денний повинен містити всі пропозиції членів Комісії, що надійшли до Голів не пізніше ніж за 14 днів до засідання.

3. Порядок денний має бути письмово повідомлений членам Комісії за сім днів до дати засідання.

§ 4 Конфіденційність / Публічність

1. Засідання Комісії не є відкритими для громадськості.

2. Комісія може простою більшістю голосів ухвалити рішення про допуск додаткових осіб як гостей без права голосу.

§ 5 Головування на засіданнях

1. Секції обирають кожна по одному Голові на установчому засіданні Комісії. Обидва Голови спільно представляють Комісію зовні.

2. Засідання Комісії веде один із Голів Комісії.

§ 6 Питання для обговорення та вирішення

1. Предметом обговорення та голосування є лише пункти, зазначені в порядку денному.

2. Питання, не включені до порядку денного, допускаються до вирішення лише за згоди всіх членів Комісії. В іншому разі вони можуть бути допущені до обговорення за згоди простої більшості членів Комісії.

§ 7 Прийняття рішень

1. До голосування допускаються лише ті члени Комісії, які присутні на засіданні. Передача права голосу не допускається.

2. Форму голосування визначає головуючий на засіданні.

§ 8 Протокол

1. За результатами кожного засідання Комісії складається протокол. Протокол повинен містити: дату та час засідання, список учасників, підтвердження наявності кворуму, порядок денний, пропозиції щодо порядку денного, а також прийняті рішення із зазначенням результатів голосування. На вимогу членів Комісії зроблені заяви підлягають внесенню до протоколу.

2. Протокол засідання підписується Головами секцій.

3. Копія протоколу засідання надсилається кожному члену Комісії.

4. Кожен член Комісії може подати письмові заперечення щодо змісту протоколу протягом двох тижнів з моменту його отримання. Заперечення розглядаються на наступному засіданні Комісії. Якщо до закінчення зазначеного строку жодних заперечень не надійшло, протокол вважається затвердженим.